'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
CASE STUDIES | KONSULTING
Firma rosła.
Procesy nie nadążały.
Jak świeże spojrzenie i jedno praktyczne usprawnienie pomogły rozwijającej się firmie działać szybciej i sprawniej.
Tomasz Gajek
01.
Świeże spojrzenie
Właścicielom firm rzadko brakuje pomysłów. Częściej brakuje im czasu i dystansu, by spojrzeć na swój biznes z zewnątrz. I dostrzec codzienne przyzwyczajenia, które niepostrzeżenie spowalniają pracę.
Właśnie w takich sytuacjach mogę pomóc.
Moja niedawna współpraca z krakowską firmą zajmującą się dostawami tekstyliów dla klientów biznesowych pokazuje, jak spojrzenie z innej perspektywy może zamienić dobrze znany problem w realną szansę na usprawnienie działania firmy.
02.
Diagnoza procesów
Zacząłem od zrozumienia, jak firma naprawdę funkcjonuje: jak trafiają do niej zamówienia, jak komunikują się pracownicy i gdzie przepływ informacji oraz podejmowanie decyzji napotykają przeszkody.
Jeden proces szczególnie zwrócił moją uwagę: przygotowywanie ofert dla klientów.
Był kluczowy dla sprzedaży, a jednocześnie opierał się na arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach rozproszonych w różnych miejscach i wiedzy kilku najważniejszych pracowników. Przygotowanie ofert trwało zbyt długo, ich jakość i spójność były nierówne, a cały proces nie nadążał za rozwojem firmy.
To, co wydawało się po prostu „naszym sposobem działania”, okazało się szansą na znacznie sprawniejszą pracę.
03.
Właściwe rozwiązanie
Kiedy zidentyfikowałem problem, przeanalizowałem możliwe rozwiązania. Czasem wystarczy jaśniejsza procedura, inny podział obowiązków lub zatrudnienie dodatkowej osoby. Innym razem najlepszym wyjściem jest narzędzie cyfrowe.
W tym przypadku zaproponowałem prostą aplikację opartą na oprogramowaniu, z którego firma już korzystała i za które już płaciła.
Rozwiązanie pozwalało zebrać wiedzę o zasadach wyceny w jednym miejscu i przygotowywać profesjonalne oferty w kilka minut. Bez inwestowania w nowe systemy, bez budowania wszystkiego od podstaw i bez wielomiesięcznego projektu IT, który zakłócałby codzienną pracę firmy.
Bez kosztownych nowych systemów. Bez wielomiesięcznego wdrożenia. Po prostu rozwiązanie dopasowane do potrzeb biznesu.
04.
Od pomysłu do działania
Nawet najlepsza rekomendacja ma wartość dopiero wtedy, gdy sprawdza się w praktyce.
Dlatego uczestniczyłem w całym procesie: od pierwszej analizy, przez wdrożenie, aż po przekazanie gotowego rozwiązania zespołowi.
Bez kosztownych nowych systemów. Bez wielomiesięcznego projektu IT.
W każdej firmie są procesy, które można usprawnić.
Poznałem proces od podszewki
Szczegółowo przeanalizowałem cały proces, uwzględniając zasady, wyjątki i osoby w niego zaangażowane. Dzięki temu zmiana odpowiadała temu, jak firma rzeczywiście funkcjonuje.
Zadbałem o ciągłość pracy
Przygotowałem zmianę tak, aby nie zakłócać bieżącej działalności. Zespół pracował jak dotychczas, dopóki nie pojawiło się konkretne rozwiązanie, które można było przetestować i zacząć wykorzystywać.
Zaangażowałem zespół
Od początku włączyłem w prace osoby, które miały korzystać z nowego rozwiązania. Regularne prezentacje i zbieranie opinii pozwoliły przekuć ich uwagi w konkretne usprawnienia. Zespół nie był jedynie odbiorcą zmiany, ale aktywnie uczestniczył w jej tworzeniu.
Przekazałem pełną kontrolę
Firma otrzymała gotowe rozwiązanie działające na jej własnych kontach, z jasno określonymi rolami i dokumentacją. Bez uzależnienia od mojej dalszej współpracy. Jednocześnie pozostałem do dyspozycji jako partner, gotowy wspierać kolejne działania.
Efekt
Przygotowywanie ofert jest dziś szybsze, bardziej spójne i nie zależy już od wiedzy pojedynczych pracowników. Zespół szybko zaakceptował nowe rozwiązanie, ponieważ sam uczestniczył w jego tworzeniu i miał realny wpływ na ostateczny kształt.
Właściciele zyskali coś równie ważnego: przekonali się, jak jedno dobrze dobrane usprawnienie może pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy.
Sukces
Szybsze oferty.
Spójne rezultaty.
Mniej przeszkód.
W każdej firmie znajdzie się proces, który działa głównie dzięki przyzwyczajeniom, arkuszom kalkulacyjnym i zaangażowaniu pracowników.
Jako konsultant:
-
Patrzę na funkcjonowanie firmy z perspektywy doświadczenia w automatyzacji procesów i cyfryzacji.
-
Wskazuję obszary, w których zmiana przyniesie największą wartość.
-
Rekomenduję rozwiązanie dopasowane do potrzeb, niezależnie od tego, czy będzie to nowe narzędzie, inny sposób pracy czy nowa rola w zespole.
-
Wdrażam zmiany wspólnie z zespołem i dbam o to, by przynosiły trwałe efekty.
Gotowi? Zacznijmy od diagnozy.
Bezpłatna rozmowa diagnostyczna - 60 minut.
Dowiesz się, gdzie leży największy hamulec wzrostu Twojej firmy. Nawet jeśli nie zdecydujesz się na współpracę.
Services
